Svaren på frågorna varför och varför just nu, är viktiga för motivationen och förståelsen. Men också att beskriva vad som händer om vi inte gör något. Det kan ju vara olika krafter som driver förändringen. Exempelvis konkurrens, teknik, ekonomi eller global utveckling. Nödvändigheten och tidsaspekten kan skapa en push framåt. Men också att beskriva och visualisera målbilden. Hur ser det ut när vi är i mål? Detta skapar tydlighet och tid för förberedelse. Detta är också ett bra sätt att tysta negativ ryktesspridning.

Vad ska göras, hur ska vi göra det, när ska vi göra vad och vem ska göra vad? Viktiga frågor för att välja metod eller kombination av metoder samt bestämma vilka yrkesroller som ska involveras. Vilka utmaningar har organisationen? Detta är också en viktig fråga i planeringen. Att välja tillvägagångssätt är inte som att välja ett ”kakrecept”, utan det unika i organisationen med utmaningar och behov, måste beaktas.

Att förändra handlar om nya beteenden som ska läras och nya rutiner som ska skapas. Om vi fortsätter att göra som vi alltid har gjort, uteblir förändringen. Att lära nytt handlar inte om ålder. Det handlar om hur länge du gjort ett arbetsmoment. Har du gjort ett arbetsmoment i många år är din hjärna programmerad och du behöver inte fundera över hur du ska göra. Det flyter bara på, av rutin. Om du däremot är ny i din yrkesroll och du inte gjort momenten lika länge, då är inte hjärnan lika hårt programmerad. Då går det oftast fortare att lära nytt och ta till sig nya processer. Hur ser din yrkeshistoria ut? Kanske har du investerat mycket i att nå nuvarande position, som ska ändras eller tas bort. Det kan vara svårt att ladda om och känna engagemang. Ställ dig i medarbetarnas skor och försök förstå deras situation, för att kunna bemöta och stötta på bästa sätt. Involvera medarbetarna, reducera osäkerheten och bygg tillit.

Så viktigt att kommunicera på olika sätt i olika kanaler. Visualisera och skapa bilder. Vi tar till oss information på olika sätt och olika lätt. Även om du skickat ett mejl eller berättat om förändringen på ett möte, kommer med stor säkerhet medarbetare säga att de aldrig hört detta tidigare. Beroende på hur vi tar emot beskedet kommer mottagligheten för information att vara olika. Mitt tips är att göra en kommunikationsplan, där innehållet i informationen tar hänsyn till mottagaren. Varför inte beskriva förändringsresan med en lång tidsaxel på väggen, där varje moment beskrivs med bild och text. Fyll sedan på med information och visa löpande vilka moment som är klara. Detta kan vara ett sätt att visualisera och skapa bilder.

Lägg örat mot marken och var mottaglig för frågor och funderingar. Ställ dig i mottagarens skor. Gör frågor och svar. Alla de som berörs av förändringen måste du lyssna på, för att fånga reaktioner och bemöta frågetecken och rykten. Är kunder berörda, stötta medarbetarna med frågor och svar, som fortlöpande uppdateras. Var generös och lyhörd.

Förändringens steg måste följas upp. Hur har det gått, vad kan vi lära, behövs något justeras? Håll i, för det kostar att misslyckas, både i trovärdighet och pengar. Visa att ansträngningarna har varit lyckosamma. Visa på goda exempel!

Genom att visa framgångar får du supportrar. Vem vill inte vara med ett vinnande team? Men slappna inte av för tidigt. Håll i och håll ut hela vägen in i mål!